Niektóre rodzaje eventów branżowych są według przepisów prawnych zaliczane do tzw. imprez masowych. W tym przypadku organizator musi liczyć się z koniecznością dopełniania określonych przez ustawę obowiązków związanych z kwestiami bezpieczeństwa. Nie każdy event branżowy będzie jednak podlegał pod definicję imprezy masowej. Czym jest impreza masowa i które eventy są za nią uznawane według obowiązujących regulacji prawnych?
Czym jest impreza masowa według przepisów prawnych?
Pod pojęciem imprezy masowej kryje się wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym, w którym udział weźmie nie mniej niż 500 osób, o ile wydarzenie odbywa się w hali sportowej lub w innym zamkniętym budynku, lub co najmniej 1000 osób, jeśli ma miejsce na stadionie lub innym obiekcie o charakterze otwartym. Co istotne, znaczenie ma tu nie sama przewidziana przez organizatora liczba uczestników, lecz maksymalna liczba osób, która potencjalnie mogłaby wziąć udział w wydarzeniu według rozmiaru wynajętego do tego celu obiektu. Imprezą masową z powodzeniem mogą być więc kameralne konferencje w Krakowie, które odbędą się np. na stadionie.
Nieco inaczej sytuacja przedstawia się natomiast w przypadku zamkniętego eventu, w którym udział ogranicza dostępna liczba biletów – w takim przypadku to, czy event zostanie uznany za imprezę masową, czy nie, uzależnione jest od dostępnej puli wejściówek. Jeśli dany event nie spełnia powyższych kryteriów, nie jest imprezą masową. Warto jednak zaznaczyć, że celowe zaniżanie liczby miejsc przez organizatora wydarzenia w celu uniknięcia obowiązków płynących z ustawy o organizacji masowej grozi odpowiedzialnością karną. Ustawy o organizacji imprez masowych nie stosuje się także w przypadku wydarzeń organizowanych w pewnych określonych obiektach – konferencje w Krakowie i inne eventy, które odbędą się m. in. w kinach, teatrach, domach kultury itp., bez względu na liczbę uczestniczących w nich osób, nie zostaną uznane za imprezy o charakterze masowym.
Organizacja imprezy masowej – jakie obowiązki ciążą na jej organizatorze?
Podstawowym obowiązkiem związanym z organizacją imprezy o charakterze masowym jest uzyskanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Zgodę uzyskuje się na podstawie złożonego wniosku od wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, w zależności od tego, gdzie odbędzie się wydarzenie. Do wniosku należy dołączyć program i regulamin imprezy, plan obiektu oraz opinie na temat bezpieczeństwa uzyskane od policji, straży pożarnej oraz pogotowia. Wniosek musi zostać złożony nie później niż 30 dni przed planowaną datą imprezy. Decyzja powinna być natomiast wydana najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem.
Uzyskanie zgody na organizację imprezy nie jest jednak jedynym obowiązkiem ciążącym na jej organizatorze. Oprócz tego, jest on zobowiązany do zapewniania na miejscu obecności służb porządkowych i informacyjnych w liczbie odpowiedniej do skali wydarzenia. Jego obowiązkiem jest także odpowiednie przygotowanie miejsca wydarzenia, w tym zapewnienie zaplecza sanitarno-higienicznego, sprzętu ratunkowego i gaśniczego, wyznaczeniu dróg ewakuacyjnych oraz przygotowania instrukcji na wypadek pożaru lub zagrożenia innego typu. Co więcej, jeśli wstęp na konferencje w Krakowie lub inne eventy uznane za imprezy masowe jest odpłatny, organizator ma również obowiązek posiadania wykupionego ubezpieczenia OC.
